PO là gì? Ý nghĩa của PO trong xuất nhập khẩu - Cách sử dụng và quản lý PO hiệu quả
- Phoenix International Logistics
- 10 thg 11, 2025
- 4 phút đọc
Trong hoạt động mua hàng - xuất nhập khẩu, thuật ngữ PO được dùng rất phổ biến. Vậy PO là gì? Qui trình tạo PO ra sao? Mời bạn cùng Phoenix tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
PO là gì?
PO là viết tắt của Purchase Order - có nghĩa là đơn đặt hàng. Đây là một chứng từ do người mua hàng phát hành và gửi đến nhà cung cấp để thông báo “đây là danh sách các mặt hàng tôi mua từ bạn ”. Trên PO sẽ ghi rõ các thông tin về sản phẩm cần mua, đi kèm là thông tin về số lượng, phương thức thanh toán….
Khi có đầy đủ chữ ký của hai bên, PO có thể được xem là hợp đồng mua bán, ràng buộc pháp lý giữa hai bên (trong trường hợp chưa có hợp đồng trước đó). Do đó, có thể thấy PO không chỉ làm rõ yêu cầu của người mua, mà còn giúp bảo vệ quyền lợi của cả người mua và nhà cung cấp.
Vai trò của PO (Purchase Order) trong xuất nhập khẩu?
Làm căn cứ đặt hàng & xác nhận giao dịch: PO giúp nhà cung cấp biết được chính xác nhu cầu và điều kiện của người mua để tiến hành lên kế hoạch sản xuất, đóng hàng và giao hàng.
Căn cứ mở L/C hoặc thanh toán quốc tế: Một số ngân hàng yêu cầu PO để mở thư tín dụng (L/C).
Kiểm tra và đối chiếu chứng từ: Khi thông quan hoặc có xảy ra tranh chấp, PO là cơ sở để đối chiếu thông tin.
Hỗ trợ quản trị rủi ro tỷ giá và dòng tiền quốc tế
Các nội dung cơ bản trên PO (Purchase order) gồm:
Số và ngày đặt hàng.
Thông tin người mua/người bán: Tên, thông tin liên hệ, số điện thoại/fax.
Mô tả hàng hóa
Số lượng và chất lượng hàng hóa
Đơn giá và tổng giá trị hợp đồng.
Điều kiện thanh toán và điều khoản giao hàng (Incoterms)
Hướng dẫn đặc biệt (giảm giá, FOC…)
Chữ ký xác nhận của các bên
![[Mẫu] các thông tin cơ bản trên một PO](https://static.wixstatic.com/media/a95297_4962a2af82364268b216e3f5aaf537bd~mv2.jpg/v1/fill/w_980,h_758,al_c,q_85,usm_0.66_1.00_0.01,enc_avif,quality_auto/a95297_4962a2af82364268b216e3f5aaf537bd~mv2.jpg)
Qui trình tạo và sử dụng PO hiệu quả
Dưới đây là các bước từ cách tạo PO đến cách qui trình sử dụng PO sao cho hiệu quả, bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Yêu cầu mua hàng: Các bộ phận như thu mua, kế toán, quản lý dự án tạo yêu cầu mua hàng với đầy đủ các thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá và yêu cầu đặc biệt khác.
Bước 2: Tạo
Purchase Order (PO): Sau khi yêu cầu được phê duyệt, một PO được tạo bởi bên mua. (Bạn có thể tham khảo mẫu Po được đính kèm bên dưới)
Bước 3: Phê duyệt PO: các bộ phận liên quan và có quyền hạn theo qui định của tổ chức (mua hàng, kế toán,…) sẽ kiểm tra và phê duyệt.
Bước 4: Gửi PO đến nhà cung cấp: PO được gửi đến nhà cung cấp để họ xác nhận thông tin chi tiết đơn hàng và các điều kiện, yêu cầu đặc biệt trong lô hàng.
Bước 5: Nhà cung cấp chuẩn bị và giao hàng: Nhà cung cấp chuẩn bị hàng theo yêu cầu trong PO và tiến hành giao hàng đúng thời gian, địa điểm đã thỏa thuận.
Bước 6: Kiểm tra và nhận hàng: Bên mua kiểm tra lô hàng theo thông tin trên PO đã đặt, đảm bảo sản phẩm đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng, các yêu cầu đặc biệt đã thỏa thuận trong PO. Sau đó bên mua kí xác nhận đã nhận hàng thành công.
Bước 7: Thanh toán: Sau khi xác nhận nhận hàng thành công, bên mua thực hiện nghĩa vụ hoàn tất thanh toán theo điều khoản đã thỏa thuận trong PO.
Bước 8: Lưu trữ PO: Sau khi hoàn tất qui trình, PO và các hồ sơ liên quan đến lô hàng sẽ được lưu trữ cho mục đích kiểm toán, là cơ sở pháp lý để xử lý các phát sinh sau này.
Phoenix Logistics Vietnam hi vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu được PO là gì cũng như có cái nhìn rõ hơn vai trò của PO trong việc giữ cho quy trình mua hàng và xuất nhập khẩu được diễn ra trôi chảy. Trong xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ PO (Purchase order) là gì không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót mà còn tạo được sự nhất quán trong giao dịch quốc tế. PO sẽ là căn cứ để hai bên phối hợp nhịp nhàng, tối ưu kế hoạch sản xuất, giảm rủi ro các tranh chấp, sai sót không đáng có.
Nếu bạn đang gặp vướng mắc về các chứng từ - dịch vụ xuất nhập khẩu hay cần hỗ trợ trong hành trình vận chuyển quốc tế, hãy liên hệ ngay cho Phoenix nhé.
LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI
(+84) 94 6901199 (Ms. Linh)
TP. Hồ Chí Minh: Tầng 2, tòa nhà HALO, số 10, đường Phan Đình Giót, phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
Hà Nội: Tầng 13, Tòa nhà Licogi 13, Số 164 đường Khuất Duy Tiến, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
Bình luận