BỘ CHỨNG TỪ HẢI QUAN XUẤT NHẬP KHẨU ĐẦY ĐỦ GỒM NHỮNG GÌ?

Bộ chứng từ Hải quan có thể xem như chiếc chìa khóa trong qui trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu. Vậy để có bộ chứng từ Hải quan đầy đủ, doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần chuẩn bị những chứng từ gì? Phoenix Logistics Việt Nam đã tổng hợp đầy đủ trong bài viết dưới đây.

MỤC LỤC

1. Danh sách các chứng từ Hải quan xuất nhập khẩu doanh nghiệp cần chuẩn bị

2. Chi tiết từng chứng từ trong bộ chứng từ Hải quan xuất nhập khẩu

1. Danh sách các chứng từ Hải quan xuất nhập khẩu doanh nghiệp cần chuẩn bị

Các chứng từ bắt buộc	Các loại chứng từ khác (tùy theo loại hàng, yêu cầu của nhà nhập khẩu)
Hợp đồng thương mại (Sales Contract) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) Vận đơn (Bill of Lading) Tờ khai hải quan (Customs Declaration)	Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin) Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) Các chứng từ khác tùy vào loại mặt hàng

2. Chi tiết từng chứng từ trong bộ chứng từ Hải quan xuất nhập khẩu

   
   

2.1 Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Hợp đồng thương mại quốc tế là văn bản thỏa thuận giữa người mua (buyer/importer) và người bán. Hợp đồng thương mại là viên gạch đầu tiên, làm cơ sở cho các chứng từ còn lại. Do đó , tất cả nội dung trong hợp đồng cần được kiểm tra kỹ lưỡng và chính xác: từ thông tin bên bán – bên mua, tên và xuất xứ hàng hóa, số lượng, chất lượng, giá cả, điều khoản Incoterms cho đến hình thức thanh toán, đóng gói, giao hàng và các chứng từ cần cung cấp. 

Hợp đồng thương mại là viên gạch đầu tiên trong bộ chứng từ Hải quan. Ảnh: Internet

2.2 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán lập và gửi cho người mua trong đó thể hiện số tiền cần thanh toán. Invoice là chứng từ cốt lõi để người mua thực hiện thanh toán, đóng thuế và khai hải quan. Trong hóa đơn nêu rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng trị giá, phương thức thanh toán và phương thức vận tải. Vì vậy, việc đối chiếu lại thông tin, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng so với hợp đồng là cực kỳ quan trọng trước khi nhập liệu hay thực hiện thủ tục hải quan.

Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán lập và gửi cho người mua trong đó thể hiện số tiền cần thanh toán. Ảnh: Internet

2.3 Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Phiếu đóng gói (Packing List) là chứng từ liệt kê chi tiết cách thức hàng hóa được đóng gói, bao gồm số lượng kiện, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói của từng loại hàng hóa. Nó được phát hành bởi người bán và được sử dụng để đối chiếu với hóa đơn thương mại và vận đơn trong quá trình kiểm tra hải quan và vận chuyển hàng hóa.

Người phụ trách logistics cần đặc biệt chú ý số lượng kiện, net weight, gross weight và quy cách đóng gói… để đảm bảo khớp với hàng thực tế. Đây là bước then chốt giúp hạn chế rủi ro trong quá trình kiểm hóa hoặc giao nhận.

2.4 Vận đơn

Vận đơn là chứng từ người vận chuyển (shipping line) phát hành, xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở.

Thông thường vận đơn được chia thành ba dạng:

• Vận đơn đường biển (Bill of Lading (BL))

• Vận đơn đường hàng không (Air Waybill (AWB))

• Vận đơn đường sắt (đường bộ)  (Railway Bill Of Lading)

Mỗi loại vận đơn mang một đặc thù riêng, nhưng đều có điểm chung là giữ vai trò quan trọng trong việc chứng minh quyền sở hữu và hành trình của hàng hóa.

Mẫu Bill of lading. Ảnh: Internet

2.5 Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc, trong đó chủ hàng hoặc chủ phương tiện kê khai chi tiết thông tin về hàng hóa xuất nhập khẩu cho cơ quan hải quan. Đây là bước quyết định để hàng hóa có được thông quan hay không.

Tờ khai hải quan là tài liệu doanh nghiệp kê khai chi tiết thông tin về hàng hóa xuất nhập khẩu cho cơ quan hải quan

Ngoài 5 chứng từ bắt buộc trên, sẽ tùy vào loại hàng hóa, hay yêu cầu từ nhà nhập khẩu, mà bộ chứng từ có thể bổ sung thêm một số chứng từ sau:

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin): là giấy chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền (thường là phòng thương mại hoặc cơ quan nhà nước) phát hành, xác nhận hàng hóa đó có nguồn gốc từ quốc gia nào. Sẽ là căn cứ để hàng hóa được hưởng các mức thuế suất ưu đãi khi nhập khẩu các quốc gia nằm trong hiệp định thương mại tự do (FTA).

Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Tùy vào từng loại mặt hàng hay yêu cầu của bên mua mà xem xét có cần giấy kiểm dịch để hoàn tất hồ sơ xuất nhập khẩu hay không, thông thường là các giấy phép kiểm dịch thực vật và động vật được chứng nhận bởi cơ quan kiểm dịch. Mục đích của giấy chứng nhận này là để kiểm tra và ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh trên hàng hóa sang các quốc gia khác trên thế giới.

Các chứng từ khác tùy vào loại mặt hàng Ngoài những chứng từ được liệt kê phía trên, tùy vào từng mặt hàng mà cần bổ sung các chứng từ xuất nhập khẩu để hoàn tất quá trình thông quan hàng hóa. Chẳng hạn:

• Giấy chứng nhận chất lượng

• Giấy chứng nhận kiểm định

• Giấy chứng nhận vệ sinh

• Giấy phép hun trùng

KẾT LUẬN

Việc hiểu và chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ Hải quan giúp qui trình xuất nhập khẩu của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn. Hạn chế tình trạng hàng hóa không được thông quan chỉ vì thiếu sót một chứng từ nào đó.

Nếu bạn còn bất kì thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm về chứng từ xuất nhập khẩu, giải pháp vận chuyển tiết kiệm, hãy liên hệ ngay Phoenix Logistics Vietnam – dịch vụ logistics trọn gói để được hỗ trợ ngay. Phoenix luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong hành trình xuất nhập khẩu ra toàn cầu. 

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI

(+84) 94 6901199 (Ms. Linh)

support@phoelogi.com

TP. Hồ Chí Minh:  Tầng 2, tòa nhà HALO, số 10, đường Phan Đình Giót, phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh

Hà Nội: Tầng 13, Tòa nhà Licogi 13, Số 164 đường Khuất Duy Tiến, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội