HS code là gì? Cách tra cứu mã HS nhanh chóng và chính xác qua Cổng Hải Quan Việt Nam
- Phoenix International Logistics
- 14 thg 11, 2025
- 9 phút đọc
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, HS code không đơn giản chỉ là một dãy số trên tờ khai hải quan. Đằng sau mỗi mã HS code là một qui định thuế quan, qui định xuất nhập khẩu, thông quan khác nhau. Vì vậy, khi xác định sai mã HS sẽ kéo theo các rủi ro như chỉ làm chậm trễ quá trình thông quan, ảnh hưởng qui trình sản xuất, doanh nghiệp có thể phải chịu rủi ro về pháp lý, nộp phạt hành chính hay thậm chí là tịch thu hàng hóa.
Vậy chúng ta cùng tìm hiểu sâu hơn dãy số này, cũng như các bước tra cứu HS code nhanh chóng, chính xác và an toàn nhất qua Cổng Hải Quan Việt Nam trong bài viết dưới đây.
Số HS code trong xuất nhập khẩu là gì?
HS code hay mã HS (viết tắt của Harmonized System code), hiểu đơn giản là “mã định danh” của hàng hóa, được toàn cầu thống nhất là ngôn ngữ chung để gọi tên, phân loại chúng trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Đọc hiểu mã HS sao cho đúng?
Mã HS có cấu trúc phân cấp, gồm 6 chữ số cơ bản và có thể được mở rộng thêm tùy theo quy định của từng quốc gia hoặc khu vực.
6 chữ số đầu tiên: Đây là mã HS quốc tế, được áp dụng thống nhất trên toàn cầu. Cấu trúc của 6 chữ số này như sau:
2 chữ số đầu tiên: Chỉ định Chương (Chapter), đại diện cho nhóm hàng hóa lớn.
2 chữ số tiếp theo: Chỉ định Nhóm (Heading), đại diện cho nhóm hàng hóa nhỏ hơn trong một Chương.
2 chữ số cuối cùng: Chỉ định Phân nhóm (Subheading), đại diện cho loại hàng hóa cụ thể trong một Nhóm.
Mã mở rộng: Một số quốc gia hoặc khu vực có thể thêm các chữ số vào sau mã HS 6 số để tạo thành mã mở rộng, phục vụ cho việc quản lý và thu thập thống kê cụ thể hơn. Ví dụ HS code của Việt Nam đang sử dụng gồm 8 số.
Hướng dẫn tra cứu HS code từng bước trên Cổng Hải quan
Có nhiều cách tra cứu HS code, dưới đây là qui trình tra cứu HS code nhanh chóng và chính xác qua Cổng Hải Quan Việt Nam bạn có thể tham khảo.
Lưu ý dù bạn tra cứu bằng cách nào cũng cần phải thật sự thận trọng và tỉ mỉ, tránh chủ quan dẫn đến nhầm HS code, gây ra nhiều rủi ro về pháp lí, thủ tục hải quan sau này.
Bước 1: Phân Tích Chi Tiết Hàng Hóa – Bước nền tản trước Khi Xác Định Mã HS Code
Trước khi tra cứu mã HS, bước quan trọng nhất là hiểu rõ về sản phẩm. Sai sót thường xảy ra khi phân loại dựa trên tên thương mại hoặc mô tả thiếu chính xác, dẫn đến việc áp mã không chính xác. Với các chuyên gia trong ngành,việc chuẩn bị đầy đủ thông tin hàng hóa luôn là yêu cầu bắt buộc trước khi tiến hành tra cứu.
Dưới đây là danh sách kiểm tra (checklist) các thông tin cần thu thập và phân tích trước khi tiến hành tra cứu:
• Tên gọi chính xác: Bao gồm tên thương mại, tên kỹ thuật và tên khoa học (nếu có). Ví dụ, thay vì chỉ biết tên "hóa chất A", cần có tên khoa học và mã số CAS của nó.
• Thành phần, cấu tạo vật liệu: Phải xác định chi tiết vật liệu chính, vật liệu phụ và tỷ lệ phần trăm của từng thành phần (nếu có thể).
Ví dụ, mô tả "áo sơ mi" là không đủ, cần phải chi tiết hóa thành "áo sơ mi nam, dệt kim, làm từ 65% sợi cotton và 35% sợi polyester".
• Tính chất lý, hóa: Các đặc tính vật lý (dạng rắn, lỏng, khí, bột), các thông số hóa học quan trọng, đặc tính kỹ thuật (công suất, điện áp, v.v.).
• Công dụng và cơ chế hoạt động: Sản phẩm được dùng để làm gì? Công dụng chính là gì và có công dụng phụ nào không? Nó hoạt động bằng cơ chế nào (cơ, điện, hóa học)?
Mục đích sử dụng có thể là yếu tố quyết định đến việc phân loại, ví dụ như cùng một loại switch nhưng dùng trong hệ thống viễn thông sẽ có mã khác với switch dùng trong hệ thống điện hạ thế.
• Quy cách đóng gói và trạng thái sản phẩm: Hàng hóa được nhập khẩu ở dạng hoàn chỉnh, chưa hoàn chỉnh, tháo rời, hay được đóng gói ở dạng bộ để bán lẻ?
• Tài liệu kỹ thuật hỗ trợ: Chủ động yêu cầu nhà sản xuất/nhà cung cấp cung cấp các tài liệu quan trọng sau:
• Catalogue sản phẩm: Cung cấp cái nhìn tổng quan và hình ảnh thực tế.
• Bảng dữ liệu kỹ thuật (Technical Datasheet): Chứa các thông số kỹ thuật chi tiết.
• Bảng phân tích thành phần (Certificate of Analysis - C/A): Cực kỳ quan trọng đối với hóa chất, nguyên liệu, thực phẩm.
• Hình ảnh thực tế của sản phẩm: Giúp hình dung rõ hơn về cấu tạo và hình dáng.
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở bước này không chỉ giúp rút ngắn thời gian tra cứu mà còn tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp bảo vệ quan điểm phân loại của mình khi cơ quan hải quan tham vấn hoặc kiểm tra.
Bước 2: Tra cứu mã HS trên Cổng hải quan
Sau khi đã có đầy đủ thông tin về sản phẩm, chúng ta sẽ bắt đầu quá trình tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan như sau:
Bước 2.1: Truy cập vào trang chủ tại địa chỉ: https://www.customs.gov.vn/.
Bước 2.2: Trong danh sách các dịch vụ công hiện ra, chọn liên kết "Tra cứu Biểu thuế - Mã HS" như hình bên dưới.
>>Ở đây chúng ta sẽ có 2 phương pháp tra cứu:
>>Phương pháp 1: Tìm kiếm bằng Tên Hàng Hóa (Khi chưa có định hướng về mã)
Đây là phương pháp khởi đầu khi bạn chưa có bất kỳ thông tin nào về Chương hoặc Nhóm của sản phẩm. Tuy nhiên, đây cũng là bước rủi ro nhất nếu không có chiến lược đúng đắn.
Công cụ tìm kiếm của customs.gov.vn hoạt động dựa trên việc đối chiếu cụm từ chính xác có trong mô tả của biểu thuế. Nó không có khả năng tìm kiếm thông minh theo từ đồng nghĩa hay các thuật ngữ liên quan. Do đó, việc tìm kiếm theo tên thương mại thông thường như "laptop", "bàn chải đánh răng", "tai nghe" thường sẽ không trả về kết quả hoặc trả về kết quả không liên quan.
*Mẹo của chuyên gia để tìm kiếm hiệu quả:
Sử dụng thuật ngữ kỹ thuật, pháp lý: Thay vì dùng tên thương mại, hãy tư duy theo ngôn ngữ của biểu thuế (gắn link biểu thuế). Hãy thử các từ khóa mô tả bản chất, công dụng hoặc vật liệu chính của sản phẩm.
>Thay vì tìm "laptop", hãy thử "máy xử lý dữ liệu tự động xách tay".
>Thay vì tìm "bàn chải đánh răng", hãy thử "bàn chải".
>Thay vì tìm "bao bì giấy", hãy thử "túi và bao" hoặc "giấy và bìa".
Bắt đầu với từ khóa ngắn và chung: Hãy bắt đầu với những từ khóa ngắn gọn mô tả vật liệu chính hoặc danh mục chung của sản phẩm. Ví dụ, với "ghế văn phòng bọc da có khung sắt", bạn có thể bắt đầu tìm với từ "ghế" hoặc "sắt" hoặc "da". Việc này giúp định vị các Chương, Nhóm có liên quan.
Thử nhiều biến thể từ khóa: Đừng bỏ cuộc sau một lần tìm kiếm thất bại. Hãy thử các biến thể khác nhau của từ khóa, cả có dấu và không dấu, để tăng khả năng tìm thấy kết quả.
>>Phương pháp 2: Tìm kiếm bằng Mã HS (Khi đã biết 2-4 số đầu)
Đây là phương pháp tra cứu nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều. Phương pháp này được áp dụng khi bạn đã có một định hướng ban đầu về mã HS, ví dụ như mã HS do nhà cung cấp gợi ý (chỉ nên tham khảo 6 số đầu vì bản chất các số sau sẽ có thay đổi theo quốc gia), mã HS từ các lô hàng tương tự trước đây, hoặc kết quả từ các công cụ tra cứu khác.
Thực hiện:
+ Trong ô "Mã HS", nhập 2 chữ số đầu tiên (mã Chương) để xem toàn bộ các nhóm và phân nhóm trong Chương đó. Ví dụ, nhập "08" để xem các loại quả và quả hạch ăn được.
+ Nhập 4 chữ số đầu tiên (mã Nhóm) để thu hẹp phạm vi tìm kiếm vào một nhóm sản phẩm cụ thể. Ví dụ, nhập "0808" để xem các sản phẩm thuộc nhóm "Táo, lê và quả mộc qua, tươi".
Bước 3: Đọc và Phân Tích Kết Quả Chuyên Sâu
Sau khi thực hiện tìm kiếm, hệ thống sẽ trả về một bảng kết quả. Việc đọc và phân tích bảng này đòi hỏi sự cẩn trọng và kiến thức chuyên môn.
Cấu trúc bảng kết quả: Bảng kết quả thường bao gồm các cột chính: Mã HS (8 số), Mô tả hàng hóa, Đơn vị tính, và các cột thuế suất khác nhau như Thuế NK ưu đãi (MFN), Thuế GTGT (VAT), và các loại thuế NK ưu đãi đặc biệt theo các FTA (ví dụ: ACFTA, ATIGA, AKFTA...).
>> Quy trình phân tích kết quả:
Không dừng lại ở kết quả đầu tiên: Đừng vội vàng chọn mã HS đầu tiên bạn thấy có vẻ phù hợp. Hãy đọc toàn bộ danh sách kết quả mà hệ thống trả về.
So sánh các mô tả ở cùng cấp độ: Đây là một kỹ năng cốt lõi, tuân thủ theo Quy tắc 6 của hệ thống phân loại HS. Khi xem xét các mã HS, bạn phải so sánh các mô tả có cùng cấp độ gạch đầu dòng ("-", "--", "---").
Ví dụ: bạn phải so sánh mô tả của các phân nhóm 1 gạch ("-") với nhau để chọn ra phân nhóm phù hợp nhất, sau đó mới đi sâu vào so sánh các phân nhóm 2 gạch ("--") bên trong phân nhóm 1 gạch đã chọn.
Ưu tiên mô tả cụ thể nhất: Theo Quy tắc 3(a), khi một sản phẩm có thể được phân loại vào hai hay nhiều nhóm, nhóm có mô tả cụ thể nhất sẽ được ưu tiên hơn các nhóm có mô tả khái quát.
Ví dụ: "thảm lót sàn bằng nhựa được tạo hình riêng cho ô tô" sẽ được phân vào nhóm 8708 "Bộ phận và phụ kiện của xe có động cơ", vì mô tả này cụ thể hơn nhóm 3926 "Các sản phẩm khác bằng plastic".
Đối chiếu với thông tin sản phẩm đã chuẩn bị: So sánh mô tả chi tiết của từng mã 8 số với bộ thông tin sản phẩm bạn đã thu thập ở Bước 1. Mã HS chính xác phải là mã có mô tả khớp nhất với các đặc tính về thành phần, cấu tạo, công dụng của hàng hóa thực tế.
Lưu ý: Biểu thuế và danh mục HS có thể được cập nhật và thay đổi định kỳ. Việc dựa vào một file Excel biểu thuế cũ đã tải về từ lâu hoặc một thói quen áp mã cũ có thể dẫn đến sai sót nếu quy định đã thay đổi.
Phoenix Logistics Vietnam hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn tra cứu mã HS code hàng hóa trên cổng Hải quan một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Nguồn tham khảo: https://nghiepvuxuatnhapkhau.com/
Với sứ mệnh đồng hành cùng doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam trên hành trình kết nối toàn cầu, Phoenix Logistics Vietnam luôn sẵn sàng hỗ trợ các vấn đề liên quan đến vận chuyển quốc tế, các thủ tục, chứng từ Hải quan, dịch vụ kho bãi, cung cấp cước vận chuyển hàng không, đường biển.
>>Hãy liên hệ Phoenix Logistics để được tư vấn nhanh nhất LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI
(+84) 94 6901199 (Ms. Linh)
TP. Hồ Chí Minh: Tầng 2, tòa nhà HALO, số 10, đường Phan Đình Giót, phường Tân Sơn Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh
Hà Nội: Tầng 13, Tòa nhà Licogi 13, Số 164 đường Khuất Duy Tiến, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
Bình luận